目次
今回のテーマ
取引先から見積書の依頼が届いたとき、返信メールや見積書の文面を一から考えるのは意外と時間がかかります。今回は、生成AI(文章や画像などを自動で作り出す人工知能)に見積書の下書きを任せ、金額などの重要な部分は営業担当者が確認するという役割分担について紹介します。
具体的な活用方法
たとえば、取引先から「先日提示いただいた内容で見積書をお願いします」というメールが届いたとします。生成AIに「丁寧な見積書送付メールの文面を作成してください」と依頼すれば、挨拶文や見積書を添付する旨の案内、納期の伝え方まで、すぐに下書きが手に入ります。営業担当者はその文面をもとに、単価や数量、合計金額、納期といった数字を社内の見積システムや価格表と照らし合わせて確認し、間違いがなければ送信します。
利用するときの注意点
生成AIは自然な文章を作るのは得意ですが、金額や納期などの具体的な数字を正しく把握しているわけではありません。AIが示した数字をそのまま信用せず、必ず社内の資料と照合してから送ることが大切です。また、取引先ごとに異なる割引条件や特別対応がある場合は、その情報もあわせて確認しましょう。
まとめ
見積書の文面作成を生成AIに任せることで、返信までの時間を大きく短縮できます。ただし、金額や納期などの重要な情報は必ず営業担当者が社内の数字と照合し、正確性を担保したうえで送信することが、信頼される対応につながります。
