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今回のテーマ
展示会に出展した後、来場者へのお礼メールを送る場面は多くの企業にあります。文面の下書きを生成AI(文章を自動で作る人工知能の仕組み)に任せることで、担当者は本来注力すべき送付先の選定や個別対応に時間を使えるようになります。今回は、展示会後のお礼メール作成を例に、AIと人間の役割分担について考えます。
具体的な活用方法
例えば、展示会で名刺交換をした来場者へ一斉にお礼メールを送る場合、生成AIに「展示会に来場いただいた方へのお礼、次回商談への案内を含む丁寧な文面」を指示すると、数分で下書きが完成します。営業担当者はその下書きをもとに、来場者ごとの興味分野や会話内容を思い出しながら、一文だけ個別のコメントを添えるといった工夫ができます。こうすることで、効率化と丁寧な対応を両立できます。
利用するときの注意点
一方で、送付先リストの重複や誤字、会社名の表記ミスがないかは、必ず担当者が最終確認する必要があります。生成AIは文章を整える作業には向いていますが、宛先データの正確性までは保証してくれません。また、展示会での約束事項(資料送付や見積り提出など)がある場合は、AIの文面だけに頼らず、担当者自身が対応状況を照らし合わせて確認することが欠かせません。
まとめ
展示会後のお礼メールは、生成AIに下書きを任せることで作成時間を大きく短縮できます。ただし、送付先の正確さや個別の約束事項の確認は、引き続き人の役割として残ります。AIと人間がそれぞれ得意な部分を担うことで、質を落とさずに業務のスピードを上げることができます。
