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今回のテーマ
取引先への依頼文を作成するとき、生成AI(文章を自動で作るAI)を使えば下書きにかかる時間を大きく減らせます。ただし、文面に含まれる金額や日付などの数字は、AIが誤った内容を作ってしまう場合があるため、最終的には必ず人が事実と照らし合わせて確認する必要があります。今回は、支払条件の変更を取引先へお願いする文書を例に、生成AIと人間の役割分担について考えます。
具体的な活用方法
例えば経理担当者が、取引先への支払いサイトを60日から30日に変更してほしいと依頼する文書を作成する場面を考えます。まず生成AIに「丁寧な言い回しで、支払条件変更をお願いする文書の下書きを作成してほしい」と指示し、文章の骨子を作らせます。AIは短時間で自然な敬語表現の文面を用意してくれるため、一から文章を考える手間を省けます。その後、変更後の支払期日や振込先口座といった重要な項目は、経理担当者が契約書と照らし合わせて確認してから送付します。
利用するときの注意点
生成AIは、もっともらしい数字や日付をそれらしく作文してしまうことがあります(いわゆるハルシネーション、AIが事実に基づかない内容を生成する現象)。金額や口座情報、適用日を確認せずに送付すると、取引先に誤った情報を伝え、信頼関係を損ねる恐れがあります。下書きは文章表現を整えるための土台と考え、最終的な事実確認は必ず担当者自身が行う体制にしておくことが大切です。
まとめ
生成AIを使えば、依頼文の下書き作成にかかる時間を短縮できます。一方で、支払条件のような重要な数字や日付は、経理担当者などの人が原本と照合して確認する役割を担うことが欠かせません。AIと人がそれぞれの得意分野を活かして分担することで、スピードと正確さを両立させた業務文書の作成につながります。
