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今回のテーマ
営業や事務の現場では、提案書や見積書の下書きを生成AI(文章や画像などを自動で作る人工知能のツール)に手伝ってもらう機会が増えています。ただし、顧客の名前や契約金額といった機密情報をそのまま入力すると、情報が外部のサーバーに残ってしまう恐れがあります。今回は、情報漏えいを防ぎながら生成AIを活用する方法を考えます。
具体的な活用方法
例えば、既存顧客向けの提案書を作る場面を想定します。営業担当者は、まず顧客名や金額などの個別情報を「A社」「〇〇円」といった仮の記号に置き換えた文章を用意します。そのうえで、構成や言い回しの改善だけを生成AIに依頼すれば、機密情報を渡さずに文章の質を高められます。仮の記号を後から実際の情報に置き換える一手間を加えるだけで、作業時間を大きく削れます。
利用するときの注意点
- 顧客名、住所、契約金額などの個人情報や機密情報は入力前に必ず伏せ字にする
- 利用する生成AIサービスが入力内容を学習に使うかどうか、設定や規約を確認する
- 会社として利用してよいツールや情報の範囲を、あらかじめ社内ルールで決めておく
生成AIの回答は説得力があるように見えても、情報の取り扱いまで保証してくれるわけではありません。最終的にどの情報を渡すかを判断するのは、使う人自身であることを忘れないようにしましょう。
まとめ
提案書や見積書の作成に生成AIを役立てるには、顧客情報や金額などの機密情報を伏せ字にしてから依頼することが効果的です。ツールの規約確認や社内ルールづくりとあわせて取り入れることで、業務の効率化と情報管理を両立できます。
