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今回のテーマ
社内で新しい設備の導入や取引先との契約を進める際、稟議書と呼ばれる承認申請の書類を作成することがあります。稟議書とは、担当者が計画の目的や費用、効果を整理し、上司や関係部署から承認を得るための文書です。ゼロから文章を組み立てるには時間がかかるため、生成AIに下書きを任せる企業が増えています。今回は、稟議書の下書きにAIを活用する場面と、承認前に人が確認すべきポイントを紹介します。
具体的な活用方法
例えば、新しい会計ソフトを導入したいとき、担当者が「導入の目的」「現状の課題」「想定される効果」「概算費用」をAIに箇条書きで伝えると、稟議書の骨子を数分で作成できます。AIは文章の流れを整えたり、丁寧な言い回しに直したりするのが得意なので、次のような使い方が便利です。
- 複数の案を比較する文章を作らせる
- 専門用語を他部署にも分かりやすい表現に言い換えさせる
- 過去の稟議書を参考に構成を整えさせる
利用するときの注意点
稟議書には金額や納期など、間違いが大きな影響につながる数字が多く含まれます。AIは社内の最新の見積もりや契約内容までは把握していないため、作成した金額や日付、取引先名は必ず担当者が元の資料と照らし合わせて確認しましょう。また、社外秘の契約条件を入力する際は、会社のルールに従い、外部に送信してよい情報かどうかを事前に確認することも大切です。
まとめ
稟議書の下書きに生成AIを活用すると、文章を整える時間を大幅に減らせます。ただし、金額や日付などの重要な数字は必ず人が確認し、社外秘の情報の扱いにも注意しましょう。AIを下書きの相棒として使い、最終確認は人が担うという役割分担を意識することで、安心して業務に取り入れられます。
