目次
今回のテーマ
取引先への納期遅延のお詫びメールを作成する場面を例に、生成AI(文章や画像を自動で作り出す人工知能)と人間の役割分担について考えます。丁寧な言い回しを整えるのはAIが得意ですが、遅延の理由や新しい納期といった事実に関わる部分は、人が責任を持って確認する必要があります。
具体的な活用方法
例えば、部品メーカーの営業担当者が、生産の遅れで納期が3日延びることを取引先に伝えるとします。担当者は生成AIに「丁寧なお詫びの言い回しで文面を作ってほしい」と伝え、下書きを作成させます。生成AIは以下のような形で活用できます。
- お詫びの言葉や結びの挨拶など、定型的な部分の文面作成
- 複数の言い回し候補を出させ、状況に合った表現を選ぶ
- 社内共有用に、要点を簡潔にまとめた文章の作成
利用するときの注意点
新しい納期や遅延の理由、担当者名といった具体的な事実は、生成AIが誤って生成する可能性があるため、必ず人が生産管理表や取引先とのやり取りの記録と照らし合わせて確認します。事実確認をせずに送信すると、誤った情報が取引先に伝わり、信頼を損なう恐れがあります。
まとめ
生成AIは丁寧な文面を素早く作成する点で役立ちますが、遅延日数や理由といった重要な事実の確認は人の役割です。文章作成と事実確認を分担することで、業務のスピードと正確さを両立できます。
