目次
今回のテーマ
生成AI(文章や画像などを自動で作り出すAI)を使って経費精算書をチェックする企業が増えています。今回は、経理担当者が生成AIを使うときに気をつけたい情報漏えい対策について紹介します。
具体的な活用方法
例えば、社員が提出した経費精算書と領収書を生成AIに読み込ませ、記載ミスや金額の食い違いがないか確認してもらう使い方があります。生成AIは大量の領収書を短時間でチェックできるため、経理担当者が一件ずつ目視で確認する手間を減らせます。チェック結果は一覧にまとめてもらい、最終的な承認は経理担当者が行うようにすると、確認作業の効率化とミスの発見の両方につながります。
利用するときの注意点
経費精算書には、氏名や口座番号、取引先名などの個人情報や社外秘の情報が含まれています。外部のクラウド型生成AIサービスにそのままアップロードすると、情報が意図せず外部に残ってしまう可能性があります。個人情報や金額はダミーの数字や仮の名前に置き換えてから入力する、社内での利用が許可されたツールだけを使うといった工夫が必要です。あわせて、AIの確認結果をそのまま経費として承認するのではなく、最終的な可否判断は必ず人が行うようにしましょう。
まとめ
経費精算書のチェックに生成AIを取り入れると、確認作業の時短につながります。ただし、個人情報や社外秘の情報を扱う場面では、情報の伏せ方や利用するツールの選び方に注意が必要です。ルールを整えたうえで、人とAIがそれぞれの役割を担う形で活用していきましょう。
