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今回のテーマ
取引先とのメールや商談メモを生成AI(文章や会話から新しい文章を作り出すAI)に要約してもらう場面が増えています。時間の節約になる一方、社外秘の情報をそのまま入力してしまうと、思わぬ形で外部に伝わるおそれがあります。今回は、取引先とのやり取りを生成AIに扱わせるときに気をつけたい情報管理のポイントを紹介します。
具体的な活用方法
例えば、営業担当者が取引先との長いメールのやり取りを生成AIに要約させ、次回の打ち合わせ準備に使うケースを考えてみます。この場合、まず会社名や担当者名、金額といった特定につながる情報を仮の表記に置き換えてから入力します。要約ができあがったら、置き換えた部分を元に戻し、内容に誤りがないかを人が確認してから資料に使うようにします。こうすることで、作業時間を短縮しながら情報の扱いにも配慮できます。
利用するときの注意点
生成AIの種類によっては、入力した内容が学習データとして扱われる場合があります。利用しているサービスの利用規約や設定を事前に確認し、社外秘の情報を含む文章はそのまま貼り付けないことが大切です。また、要約結果に誤りが混ざることもあるため、最終的な内容は必ず担当者が目を通し、事実と異なる部分がないかを確認してください。
まとめ
取引先とのやり取りを生成AIで要約すると業務の効率化につながりますが、便利さの裏には情報管理の注意点もあります。特定につながる情報は仮の表記に置き換え、利用するサービスの取り扱い方針を確認したうえで、最終確認は人が行うという流れを徹底しましょう。
