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今回のテーマ
生成AI(文章やアイデアを自動で作り出すAIのこと)は、社内からの問い合わせに答えるメールの下書きにも役立ちます。ただし、規定に基づく金額や対象範囲などの事実情報は、必ず人が確認してから送る必要があります。今回は、慶弔見舞金(結婚や不幸があった際に会社から支給されるお金)についての問い合わせ返信を例に、AIと人の役割分担を考えます。
具体的な活用方法
例えば、総務担当者のもとに「親族が亡くなったので見舞金について教えてほしい」という問い合わせが届いたとします。担当者は生成AIに、丁寧な言葉遣いで案内文の下書きを依頼できます。AIは短時間で読みやすい文章を作成してくれるため、忙しい時期でも迅速に一次対応の土台を用意できます。文面の型が決まっている問い合わせほど、AIによる時短効果は大きくなります。
利用するときの注意点
支給金額や対象となる続柄の範囲、申請に必要な書類や期限は、会社ごとの規定によって異なります。AIが生成した文章にはそれらしい数字が含まれることがありますが、実際の社内規定と一致しているとは限りません。送信前に、必ず就業規則や慶弔規定の原本と照らし合わせ、担当者自身の目で確認する工程を省かないようにしましょう。
まとめ
生成AIは文章の下書きを素早く用意する場面で力を発揮しますが、金額や条件といった事実確認は人の役目です。慶弔見舞金のような社内規定に関わる問い合わせでは、AIと人がそれぞれの得意分野を分担することで、スピードと正確さを両立させた対応ができます。
