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今回のテーマ
取引先への値上げ交渉メールを例に、生成AI(文章や会話を自動で作成する人工知能)の下書きと、人による事実確認の役割分担について考えます。丁寧な文面づくりはAIが得意とする一方、金額や日付といった取引条件の正確さは、担当者自身の確認が欠かせません。
具体的な活用方法
例えば、原材料費の高騰を理由に主力製品の価格改定を取引先へ伝える場面を考えてみます。営業担当者は「値上げの背景」「これまでの感謝」「取引継続へのお願い」といった要素を箇条書きでAIに伝え、丁寧な文面のたたき台を作らせます。AIは次のような構成案を数秒で提示してくれます。
- 値上げに至った背景の説明
- これまでの取引への感謝
- 新価格と適用時期の案内
- 今後も良好な関係を続けたい旨の一文
下書きができたら、担当者は本文をそのまま送らず、次の確認作業に移ります。
利用するときの注意点
特に注意すべきなのは、値上げ幅(パーセンテージや金額)、適用開始日、対象となる品目です。AIが生成した文章内の数字は一見自然に見えても、実際の稟議内容や社内で決定した条件と一致しているとは限りません。送信前に、担当者が社内の決裁資料と照合し、数字の食い違いがないかを必ず確認する必要があります。また、取引先との過去のやり取りを踏まえた個別事情への配慮も、AIだけでは判断できないため、人の目でのチェックが欠かせません。
まとめ
値上げ交渉のような重要な連絡ほど、生成AIによる文章作成の速さと、人による事実確認の正確さを組み合わせることが安心につながります。AIに任せる部分と人が責任を持つ部分を明確に分けることで、取引先との信頼関係を保ちながら、業務の負担を軽減できます。
