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今回のテーマ
生成AI(文章や画像を自動で作り出すAI技術)は、社内向けの案内文づくりにも役立ちます。ただし、AIが作った文章をそのまま配信すると、事実と異なる内容が広まってしまう危険があります。今回は、総務や人事の担当者が社内通知を作成する場面を例に、AIと人間がどのように役割を分けて確認すべきかを考えます。
具体的な活用方法
例えば、福利厚生の制度変更を全従業員に知らせる通知文を作る場合、まずAIに下書きを依頼すると効率的です。伝えたい要点(変更内容、対象者、開始時期など)を箇条書きで渡すと、読みやすい文章にまとめてくれます。
- 制度変更の概要をAIに伝え、下書きを作成してもらう
- 対象者の範囲や金額など、数字を含む部分を一覧化しておく
- 下書きをもとに担当者が事実関係を照らし合わせる
利用するときの注意点
AIは自然な文章を作るのが得意ですが、社内規程の最新版や対象者の条件までは把握していません。金額や適用範囲、施行日といった数字や固有情報は、必ず担当者が原本を見て確認してください。誤った情報のまま配信すると、後の訂正対応にかえって時間がかかります。
まとめ
生成AIは文章作成の負担を減らす頼れる道具ですが、最終確認は人が担うことが欠かせません。作成と確認の役割を分けることで、正確で読みやすい社内通知を無理なく続けられます。
