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今回のテーマ
納期の遅れをお客様に伝えるお詫びメールは、言葉選びを誤ると信頼関係に大きく影響します。生成AI(文章や画像を自動で作り出す人工知能)を使えば、丁寧な言い回しの下書きを短時間で用意できますが、内容の正しさを最終的に確認するのは人の役割です。今回は、納期遅延のお詫びメールを例に、AIと人がどのように役割を分担すればよいかをご紹介します。
具体的な活用方法
たとえば製造業の営業担当者が、部材の入荷遅れで納期が1週間延びることをお客様に伝える場面を考えてみましょう。生成AIに「遅延理由」「新しい納期」「お詫びの言葉」を箇条書きで伝えると、丁寧な文面の下書きをすぐに作成してくれます。担当者はその下書きをもとに、表現を整えるだけで済むため、メール作成にかかる時間を大幅に短縮できます。
利用するときの注意点
AIが作った文面には、実際とは異なる納期や金額が紛れ込むことがあります。送信前には、次の点を必ず人が確認してください。
- 新しい納期の日付が正しいか
- 遅延の理由が事実と一致しているか
- 取引先の会社名や担当者名に誤りがないか
特に金額や納期など数字に関わる部分は、AIの出力をそのまま信じず、必ず人が原本の資料と照らし合わせることが大切です。
まとめ
生成AIは、お詫びメールのような気を遣う文章でも、丁寧な下書きを素早く作る手助けをしてくれます。ただし、内容の正確さや取引先への影響を最終的に判断するのは人の役割です。AIと人がそれぞれの得意分野を活かすことで、迅速さと正確さを両立させたメール作成が可能になります。
