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今回のテーマ
生成AI(人が書いたような文章を自動で作る技術)は文章作成を助けてくれますが、最終的な判断や責任は人が担う必要があります。特に社内外とのやり取りでは、AIの下書きをそのまま使わず、人が内容を確認する役割分担が欠かせません。
具体的な活用方法
例えば総務担当者が、社員から届いた経費精算に関する問い合わせメールへの返信を作成する場面を考えてみましょう。「交通費の領収書を紛失した場合はどうすればよいか」といった質問に対し、生成AIに社内規定の要点を伝えて返信文の下書きを作らせると、ゼロから文章を考えるより短時間で叩き台ができます。担当者はその下書きを読み、規定と食い違う点や表現が硬すぎる箇所を調整してから送信します。慣れてくると、よくある質問のパターンごとにひな形を作っておき、AIに状況を当てはめて調整させる使い方も効率的です。
利用するときの注意点
AIは社内規定の最新版を把握しているとは限らず、古い情報や一般論をもとに回答を作ることがあります。金額や期限など数字が絡む内容は、必ず最新の規定と照らし合わせて確認してください。また、個人の氏名や経費の詳細など、社外に出すべきでない情報を誤って含めていないかも確認が必要です。
まとめ
生成AIは返信文の下書きを素早く作る心強い道具ですが、内容の正しさや情報の取り扱いを最終的に判断するのは人です。AIと人がそれぞれの役割を意識して分担することで、業務のスピードと正確さを両立できます。
