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今回のテーマ
社内で新しい取り組みを始めるときに作成する稟議書(りんぎしょ、上司や関係部署の承認を得るための文書)は、内容を正確に伝える必要があるため、下書きに時間がかかりがちです。生成AI(文章や画像を自動で作り出す人工知能)を使えば下書きの作成を素早く進められますが、最終的な内容は必ず人が確認する必要があります。今回は、生成AIと人間がどのように役割を分担すればよいかを紹介します。
具体的な活用方法
例えば、新しい業務ツールの導入を提案する稟議書を作る場面を考えてみましょう。担当者が目的、導入費用、想定される効果といった要点を箇条書きで生成AIに伝えると、読みやすい文章構成の下書きを短時間で作成できます。
- 導入の目的と背景の整理
- 費用対効果の説明部分の文章化
- 想定される質問への回答例の作成
こうした作業をAIに任せることで、担当者は内容の精査に多くの時間を使えるようになります。
利用するときの注意点
生成AIは文章を自然に整える一方で、金額や日付、担当部署名などの事実情報を誤って記載してしまうことがあります。稟議書は社内の意思決定に直結する文書のため、提出前には必ず人が元の資料と照らし合わせて数字や固有名詞を確認してください。また、社外秘の情報を扱う場合は、利用するAIサービスの入力内容がどのように扱われるかも事前に確認しておくと安心です。
まとめ
稟議書の下書きに生成AIを活用すると、文章作成にかかる時間を短縮できます。ただし、金額や日付などの重要な情報は必ず人が確認し、AIと人がそれぞれの得意分野を活かして役割を分担することが大切です。
