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今回のテーマ
社内システムに障害が起きたとき、利用者への告知文をすばやく作成する場面は多くあります。生成AI(文章や画像などを自動で作り出す人工知能)を使えば下書きを数分でまとめられますが、影響範囲や復旧見込みといった事実情報は、必ず担当者が確認してから公開する必要があります。
具体的な活用方法
たとえば、社内システムがダウンした際、情報システム担当者が状況をメモ代わりに生成AIへ入力し、利用者向けのお知らせ文の下書きを作らせます。障害発生時刻、影響を受けるサービス名、暫定的な代替手段、問い合わせ窓口といった項目を箇条書きで渡すと、読みやすい文章に整えてくれます。次のような点を伝えると精度が上がります。
- 障害の発生時刻と対象サービス
- 現在わかっている原因と復旧の見込み時刻
- 利用者が取るべき対応や問い合わせ先
下書きができたら、担当者が事実関係を最終確認したうえで社内外へ配信します。
利用するときの注意点
生成AIは文章を整える作業は得意ですが、障害の原因や復旧時刻を正確に把握しているわけではありません。誤った時刻や未確定の情報がそのまま記載されると、利用者の混乱や問い合わせの増加につながるおそれがあります。公開前には、実際の対応チームが把握している事実と下書きの内容を必ず突き合わせ、断定的な表現になっていないかも確認しましょう。
まとめ
生成AIを使うことで、障害時のお知らせ文をスピーディーに作成できます。ただし、事実確認と最終判断は人が担う必要があります。作成と確認の役割を分けることで、迅速さと正確さを両立した情報発信につなげられます。
