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今回のテーマ
営業や事務の仕事では、毎週の報告書作成に時間を取られがちです。特に、多くの案件を抱えていると、箇条書きのメモを文章に整えるだけでも手間がかかります。生成AI(文章や画像などを自動で作り出す人工知能)を使うと、こうした報告書の下書きを短時間で用意できます。今回は、文章作成を速くする方法として、週次報告書づくりへの活用を紹介します。
具体的な活用方法
例えば、営業担当のAさんが毎週提出する報告書を作る場面を考えてみましょう。訪問先や商談の進み具合をメモとして箇条書きにし、生成AIに「この内容を週次報告書の形式に整えてください」と依頼します。すると、見出しや文章の流れが整った下書きがすぐに出来上がります。Aさんはその下書きを読み、事実と違う点や言葉づかいを調整するだけで済むため、一から文章を組み立てる時間を減らせます。
利用するときの注意点
生成AIが作る文章は、もっともらしく見えても事実と異なる場合があります。金額や日付、顧客名などの数値情報は、必ず元のメモや資料と照らし合わせて確認しましょう。また、社外秘の情報や個人情報を含むメモをそのまま入力すると、情報漏えいにつながる恐れがあるため、扱う情報の範囲を事前に決めておくことが大切です。
まとめ
週次報告書のような定型的な文章は、生成AIに下書きを任せることで作成時間を短縮できます。ただし、内容の正確さや情報の取り扱いについては、最終的に人が確認する姿勢を忘れないようにしましょう。
