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今回のテーマ
取引先へ値上げをお知らせするメールは、言葉選びに気を遣う上に、毎回ゼロから文章を考えると時間がかかります。生成AI(文章や画像などを新しく作り出す人工知能)を使えば、丁寧な言い回しの下書きを短時間で用意できます。今回は、個人事業主やフリーランスが値上げ案内メールを作る場面を例に、生成AIでの文章作成を速くする方法を紹介します。
具体的な活用方法
例えば、デザインの仕事を請け負う個人事業主が、来月から料金を改定することを取引先に伝えるとします。まず「値上げの理由」「新しい料金」「適用開始時期」「感謝の言葉を添えること」といった要点を箇条書きで生成AIに渡します。
- 値上げの理由(材料費や作業時間の増加など)
- 新しい料金と適用開始日
- これまでの取引への感謝の一言
これらを伝えると、生成AIが丁寧な文面のたたき台を数秒で作成してくれます。そこから、取引先ごとの関係性に合わせて言い回しを調整すれば、白紙から書くよりも大幅に時間を短縮できます。
利用するときの注意点
生成AIが作った文章は、あくまで下書きです。金額や適用日といった数値は必ず自分の目で確認してください。また、取引先の会社名や担当者名を誤って別の文面のまま残してしまうミスも起こりやすいため、送信前に人による最終確認を必ず行いましょう。
まとめ
値上げ案内のように言葉選びが難しいメールこそ、生成AIで下書きを作ると気持ちの負担が減り、作成時間も短くなります。ただし、数値や宛先の確認は人が担う大切な役割です。上手に使い分けて、日々の文章作成を効率化してみてください。
