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今回のテーマ
営業担当者が商談メモを生成AI(文章や画像を自動で作るAIサービス)で要約する場面が増えています。移動中や商談直後に音声メモをテキスト化し、AIに要点整理を任せると効率が上がります。ただし、メモには顧客名や金額、取引条件など社外に出せない情報が含まれることが多く、扱い方を誤ると情報漏えいにつながります。
具体的な活用方法
例えば、商談メモを要約する前に、顧客名を「A社」、金額を「◯◯万円」のように置き換えてからAIに入力する方法があります。要約後にAIから返ってきた文章に、社内用の正式名称や具体的な金額を書き戻せば、要点整理の速さと情報の安全性を両立できます。議事録の下書きや提案書のたたき台づくりにも同じ手順が使えます。
利用するときの注意点
無料の生成AIサービスの中には、入力した内容を学習データとして扱う設定になっているものがあります。契約内容や個人情報を含むメモを入力する前に、利用しているAIサービスの設定や自社の情報管理ルールを確認しましょう。マスキング(伏せ字にする処理)を徹底しても、社名の組み合わせなどから推測できる場合があるため、最終的な公開先や提出先については人が改めて目を通すことが欠かせません。
まとめ
商談メモをAIで要約する際は、顧客名や金額をあらかじめ置き換えてから入力し、AIサービスの設定と社内ルールを確認することが情報漏えい対策の基本です。効率化と安全性を両立させる工夫を、日々の営業活動に取り入れてみてください。
