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今回のテーマ
定例会議のあとに議事録をまとめる作業は、地味に時間がかかる業務のひとつです。話した内容を思い出しながら文章にする手間を、生成AI(文章や会話から自動で回答を作る技術)に任せることで、担当者の負担を軽くできます。
具体的な活用方法
例えば、週1回のチーム会議で出た発言メモを箇条書きにして生成AIに渡し、「決定事項」「今後の課題」「担当者と期限」に分けて整理してもらう方法があります。
- 発言メモを時系列でそのまま入力する
- 出力形式(見出しや箇条書き)を先に指定する
- 固有名詞や数値は誤りがないか後で見比べる
この手順を踏むことで、白紙の状態から文章を組み立てるよりも短い時間で下書きが完成します。
利用するときの注意点
生成AIが作った文章は、聞き間違いや思い込みによって、実際の発言と異なる内容になることがあります。特に金額や納期、担当者名などは、参加者の記憶と照らし合わせて必ず人が確認してから配布することが大切です。また、取引先の名前など社外に出せない情報を入力する際は、社内のルールに沿っているか事前に確認しましょう。
まとめ
議事録作成を生成AIに任せることで、下書きにかかる時間を減らせます。ただし、内容の正確さを保証するのはAIではなく人です。最終確認の手間を省かずに、役割分担をしながら活用していきましょう。
