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今回のテーマ
会議の議事録を素早く作成したいと考える担当者は多いのではないでしょうか。今回は、文章を作る「生成AI」を使って議事録の下書きを作り、内容を人が確認して仕上げる方法を紹介します。会議に不慣れな新人社員が議事録を担当する場面を想定します。
具体的な活用方法
例えば、週に一度の定例会議を担当することになった新人社員が、会議中に取ったメモや発言の要点を生成AIに入力し、「発言者ごとの意見」「決定事項」「次回までの担当者とタスク」に整理した下書きを作ってもらうとします。手書きのメモを箇条書きに直したり、話の流れを整えたりする作業をAIに任せることで、清書にかかる時間を大きく減らせます。空いた時間は、内容の確認や関係者への共有準備に充てられます。
利用するときの注意点
生成AIは聞き取りメモの意味を取り違えたり、要約する際に細かいニュアンスを変えてしまったりすることがあります。次のような点は、必ず人が元のメモと照らし合わせて確認しましょう。
- 発言者の名前や役職に誤りがないか
- 決定事項や期限、金額などの数字が正確か
- 社外秘の情報を外部の生成AIサービスに入力してよいか、社内ルールを事前に確認したか
まとめ
議事録作成を生成AIに任せることで、新人社員でも短時間で分かりやすい下書きを用意できます。ただし、発言内容や決定事項の正確さは人の確認があってこそ担保されるものです。AIと人がそれぞれの役割を担うことで、正確でスピーディーな議事録作成につながります。
