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今回のテーマ
取引先に送る見積書の案内メールを生成AI(文章や画像を自動で作り出すAIのこと)に下書きさせる会社が増えています。ただし、金額や納期といった数字を人が最終確認しないまま送信すると、思わぬトラブルにつながることがあります。今回は、見積書送付メールを例に、生成AIと人間がどのように役割を分担すればよいかを紹介します。
具体的な活用方法
営業担当者が、過去の見積書送付メールをいくつか生成AIに読み込ませ、「丁寧で簡潔な案内文にしてほしい」と伝えると、あいさつ文から見積内容の説明、問い合わせ先の案内までを含んだ下書きを数十秒で作成できます。たとえば「株式会社◯◯様向けの見積書を添付しました。有効期限は◯月◯日までです」といった文面のたたき台を作り、あとは担当者が金額や日付、宛先名などの事実情報を自社の見積書と照らし合わせて修正するという流れです。文章表現を考える手間が減るため、確認作業に時間を使えるようになります。
利用するときの注意点
生成AIは文章の形を整えるのは得意ですが、金額や有効期限、担当者名などの数字や固有名詞を正しく把握しているとは限りません。下書きに含まれる情報は、必ず元の見積書や社内システムのデータと突き合わせて確認してください。また、取引先ごとに異なる敬称や表現のルールがある場合は、送信前に人が目を通して整えることが大切です。誇張した表現や根拠のない約束が紛れ込んでいないかもあわせて確認しましょう。
まとめ
見積書送付メールのように、正確な数字が求められる文章こそ、生成AIと人間の役割分担が重要です。文章作成はAIに任せつつ、金額や日付などの事実確認は必ず人が行うようにすれば、スピードと正確さを両立できます。まずは身近な定型メールから、この分担を試してみてはいかがでしょうか。
