目次
今回のテーマ
就業規則が改定されたとき、社員からの質問に答える社内FAQ(よくある質問集)を作る作業は、担当者にとって負担の大きい仕事です。今回は、生成AI(文章や回答案を自動で作成する人工知能)を使ってFAQの下書きを作り、公開前に人事担当者が内容を確認する進め方を紹介します。
具体的な活用方法
たとえば、有給休暇の取得ルールが変わった場合を考えてみましょう。人事担当者は、改定後の就業規則の条文と、社員から寄せられそうな質問(いつから適用されるか、繰越日数はどうなるかなど)を生成AIに伝え、Q&A形式の下書きを作成してもらいます。AIは条文をやさしい言葉に言い換えたり、想定される質問を複数提案したりするのが得意なので、ゼロから文章を考えるよりも短い時間でたたき台をそろえられます。
利用するときの注意点
下書きができたら、公開する前に必ず人事担当者が原文の就業規則と照らし合わせて確認します。特に、適用開始日や休暇の日数、対象となる社員の範囲といった数字や条件は、AIが誤って言い換えてしまうことがあるため、一つずつ突き合わせる必要があります。また、社外に出せない人事情報が例として混ざっていないかも合わせて確認しましょう。
まとめ
就業規則改定のFAQ作成は、生成AIに文章化を任せ、事実確認は人事担当者が担うという役割分担にすると、負担を減らしながら正確さも保てます。AIが作った下書きをそのまま使うのではなく、原文との照合を仕上げの一手間として習慣にすることが大切です。
