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今回のテーマ
生成AI(文章を自動で作るAI)は、長い社内マニュアルを短くまとめる作業が得意です。ただし、要約の中に原文にない内容が混ざることがあります。そこで、要約はAI、原文との照合は人という役割分担を考えます。
具体的な活用方法
たとえば新入社員向けに、50ページの経費精算マニュアルを1ページの早見表にしたい場面を想定します。手順は次のとおりです。
- マニュアル本文をAIに渡し、「申請期限」「上限金額」「提出先」の3項目で要約させる
- 要約の各項目に、原文の該当ページ番号を付けさせる
- 担当者が番号をもとに原文を開き、内容が一致するか確かめる
ページ番号を付けさせると、確認にかかる時間を短くできます。
利用するときの注意点
AIは、もっともらしい誤りを書くことがあります。これをハルシネーション(事実でない内容の生成)と呼びます。期限や金額などの数字は、特に間違いが業務に響くため、必ず人が原文で確認してください。また、社外秘の資料を入力する前に、社内の利用ルールで許可されているかを確かめましょう。
まとめ
AIに要約を任せると、資料づくりの負担を減らせます。一方で、最終的な正しさを保証するのは人の確認です。ページ番号の併記と数字の照合を習慣にして、安心して使える形をつくりましょう。
