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今回のテーマ
経費精算に関する社員からの問い合わせに、生成AI(文章を自動で作り出すAIのこと)を使って返信文を下書きする企業が増えています。ただし、金額や規定を扱う業務では、AIが作った文章をそのまま送るのは危険です。今回は、経理担当者が生成AIとどのように役割分担して確認作業を進めればよいかを考えます。
具体的な活用方法
例えば、出張費の精算方法についての質問メールが届いたとします。担当者は質問内容を生成AIに入力し、社内規定に沿った返信文の下書きを作らせます。AIは丁寧な言い回しや説明の流れを整えるのが得意なので、一から文章を考える時間を大きく減らせます。その後、経理担当者が精算の上限額や必要な領収書など、規定と照らし合わせて数字や条件を確認し、誤りがあれば修正してから送信します。この分担により、返信の速さと正確さを両立できます。
利用するときの注意点
生成AIは過去の情報をもとに文章を作るため、規定が改定された直後は最新のルールを反映できていない場合があります。また、社員の給与や口座番号など、機密性の高い情報を安易に入力しないことも大切です。返信を送る前には、必ず人の目で金額や個人情報の扱いを確認する習慣をつけましょう。
まとめ
経費精算の問い合わせ対応では、生成AIに下書き作成を任せつつ、金額や規定の最終確認は人が担うことが欠かせません。AIと人がそれぞれの得意分野を活かすことで、正確で丁寧な対応を効率よく続けられます。
