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今回のテーマ
会議の議事録を生成AI(文章を自動で作る人工知能)に下書きさせる企業が増えています。ただし、決定事項や担当者名を誤って記録すると、後の業務に大きな支障が出ます。今回は、議事録づくりにおける生成AIと人間の役割分担について考えます。
具体的な活用方法
たとえば、プロジェクト会議の録音や参加者のメモをもとに、生成AIに議事録の下書きを作らせる場面を想定します。AIは発言内容を整理し、「決定事項」「次回までの宿題」といった見出しごとに文章をまとめてくれるため、書き起こしにかかる時間を大幅に減らせます。プロジェクトマネージャーは、そこに書かれた担当者名・期限・数値を元の録音やチャットログと照合し、誤りがあれば修正してから関係者に配布します。
利用するときの注意点
生成AIは音声を聞き間違えたり、似た名前の担当者を取り違えたりすることがあります。とくに担当者名・金額・期限は、思い込みではなく必ず原本と突き合わせて確認しましょう。また、議事録には取引先の情報など機密性の高い内容が含まれることもあるため、外部の生成AIサービスに入力してよいかどうかを事前に社内ルールで確認しておくことも大切です。
まとめ
議事録の下書きを生成AIに任せることで、作成時間を短縮しつつ、担当者は内容の正確さを確認する役割に集中できます。AIが得意な整理作業と、人にしかできない確認作業を分けて考えることが、業務効率化の第一歩になります。
