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今回のテーマ
生成AIは文章の整理や下書きづくりが得意ですが、内容が正しいかどうかを自分で保証することはできません。ここでは社内マニュアルの改訂を例に、AIに任せる作業と、人が確認する作業の分け方を考えます。
具体的な活用方法
たとえば、古くなった備品発注の手順書を見直す場面を考えます。旧マニュアルの文章をAIに渡し、「新入社員にも読みやすい順番に並べ替えて」と依頼すると、改訂案のたたき台が短時間で得られます。
- AIに任せる作業:手順の並べ替え、文章の言い回しの統一、箇条書きへの整理
- 人が確認する作業:担当部署名、承認の流れ、金額の上限、システムの画面名
このように役割を分けると、作業時間を減らしながら誤りも防ぎやすくなります。
利用するときの注意点
AIは、もっともらしいのに事実と異なる内容を出すことがあります。これを「ハルシネーション」と呼びます。手順書では、存在しない承認ルールが加わるだけで現場が混乱しかねません。また、社外秘の情報や個人名は、入力前に伏せ字へ置き換えてください。最終的な確認者を決め、確認した日付を残しておくと安心です。
まとめ
AIは改訂案を作る助手として使い、手順の正しさを確かめる役目は担当者が担います。下書きはAI、事実の確認と最終判断は人という線引きを決めておけば、無理なく業務に取り入れられます。
