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今回のテーマ
生成AIは文章づくりが得意ですが、内容が正しいかどうかを自分で保証することはできません。そのため、AIが下書きを作り、人が確認して責任を持つという役割分担が大切です。今回は見積書に添える送付メールを例に考えます。
具体的な活用方法
たとえば取引先へ見積書を送るとき、AIに「丁寧で簡潔なお礼と納期の案内を含む送付メールの下書き」を頼みます。数分で整った文面ができるため、文章を考える時間を減らせます。そのうえで、人は次の点を必ず確認します。
- 宛名・会社名・担当者名に誤りがないか
- 金額、納期、有効期限が見積書と一致しているか
- 相手との関係に合った言葉づかいか
AIは文章を整える担当、人は事実と最終判断を担当する、と分けておくと迷いません。
利用するときの注意点
AIは、もっともらしい誤りを自信ありげに書くことがあります。これをハルシネーション(事実と異なる内容の生成)と呼びます。数字や固有名詞はとくに間違いやすいため、元の資料と照らし合わせて確認してください。また、顧客名や金額などの機密情報を入力する際は、社内のルールや利用するサービスの規約を先に確かめましょう。確認した人が誰か分かるよう、記録を残しておくのも有効です。
まとめ
生成AIは下書きの作成で時間を節約してくれる心強い道具ですが、送信や公開の責任は人にあります。文章はAIに任せ、事実の照合と最終判断は人が行う。この分担を決めておけば、速さと正確さを両立しやすくなります。まずは社内メールの下書きなど、影響の小さい場面から試してみてください。
