目次
今回のテーマ
社内文書を生成AI(文章を自動で作るAIの仕組み)でチェックするときの情報管理について紹介します。契約書の下書きや社内規程を生成AIに読み込ませて、誤字や分かりにくい表現を確認する企業が増えていますが、機密情報の扱い方を誤ると社外への流出につながるおそれがあります。
具体的な活用方法
例えば総務担当者が取引先との業務委託契約書の下書きを作成し、生成AIに条文の分かりにくい箇所や矛盾がないかチェックしてもらう場面を考えます。この際、会社名や金額、担当者名などをA社・B社といった仮の名称に置き換えてから入力すると、元の文書がどこの誰のものか特定されにくくなります。チェック後の指摘事項を人が契約書に反映する形にすれば、業務のスピードを保ちながらリスクを抑えられます。
利用するときの注意点
- 入力内容をAIの学習に使わない設定(オプトアウト)ができるか確認する
- 法人向けプランなど、社内利用を前提とした契約かどうかを確認する
- 共有アカウントを使う場合は、誰がいつ何を入力したか記録が残る仕組みにしておく
無料の生成AIサービスの中には、入力内容を今後の学習に利用する設定になっているものがあります。契約書のような機密性の高い文書を扱う場合は、事前に設定や契約内容を確認しておくことが大切です。
まとめ
社内文書を生成AIでチェックする際は、固有名詞を仮名に置き換える工夫と、サービスのデータ取り扱い設定の確認が欠かせません。便利さと情報管理の両立を意識しながら、少しずつ業務に取り入れていくとよいでしょう。
