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今回のテーマ
小さな店舗や事務所では、発注や在庫確認といった日々の事務作業に時間を取られがちです。今回は、こうした細かな作業に生成AI(文章や回答を自動で作る人工知能)を取り入れ、負担を減らす方法を考えます。
具体的な活用方法
例えば、飲食店で毎週の食材発注リストを作る場面を想定します。前週の使用量や残っている在庫をメモとして入力し、生成AIに「不足しそうな品目と目安の数量を整理して」と指示すれば、発注メモのたたき台を数分で作成できます。
- 在庫メモを箇条書きで渡し、抜け漏れがないか確認してもらう
- 取引先への発注連絡文の文面も合わせて作らせる
担当者が毎回ゼロから考える手間を減らせるため、繁忙期の負担軽減につながります。
利用するときの注意点
生成AIが提案する数量はあくまで目安であり、実際の在庫状況や急な予約状況を反映しているわけではありません。発注前には必ず担当者が現物を確認し、数量や納期を調整することが必要です。また、取引先名や価格などの情報を入力する際は、外部に公開されない設定のツールを選ぶなど、情報の扱いにも注意しましょう。
まとめ
発注メモや在庫確認といった細かな事務作業も、生成AIをたたき台作りに使うことで時間を短縮できます。ただし最終的な判断は人が行うという役割分担を意識し、無理のない範囲から取り入れてみてください。
