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今回のテーマ
総務や人事の担当者は、社員から届く社内規定に関する質問に日々対応しています。就業規則や経費精算のルールなど内容は多岐にわたり、同じような質問が繰り返されることも少なくありません。今回は、こうした社内からの問い合わせに生成AI(文章の作成や要約を助けるAI技術)を活用し、正確な回答を引き出すための指示の工夫について紹介します。
具体的な活用方法
例えば、有給休暇の繰り越しルールについて質問が来た場合、まず社内規定の該当箇所をテキストでAIに渡し、「この文章に書かれている内容だけをもとに答えてください。書かれていないことは推測せず、わからないと答えてください」と指示します。さらに「対象読者は一般社員です。専門用語は避け、200字程度で回答してください」と条件を加えると、規定の範囲を超えない読みやすい回答案を作成できます。担当者はその案を確認し、必要に応じて表現を整えてから社員に返信します。
利用するときの注意点
AIは根拠となる文章を渡さなくても、それらしい回答を作ってしまうことがあります。必ず規定の条文を示したうえで質問し、規定に明記されていない内容についてはAIの回答をそのまま使わず、担当者自身が規定集や上長に確認してください。個人の給与や評価に関わる質問は、AIに任せず人が直接対応することも大切です。
まとめ
社内規定に関する問い合わせは、根拠となる文章をAIに示したうえで質問すると、正確な回答案を得やすくなります。ただし最終的な確認と判断は、必ず担当者が行うようにしましょう。
