目次
今回のテーマ
取引先への納期遅延のお詫びメールなど、言葉選びに気を遣う文書ほど、生成AI(文章や画像を自動で作り出す人工知能)に下書きを任せたくなります。今回は、こうした場面で生成AIと担当者がどのように役割を分担すればよいかを考えます。
具体的な活用方法
例えば、部品の入荷遅れで納期を1週間延ばす必要が出たとします。担当者が「取引先名」「遅延理由」「新しい納期」「今後の対応」をメモ書きで生成AIに渡すと、丁寧な言い回しのお詫びメールの下書きが数十秒で完成します。ゼロから文章を考える負担が減り、担当者は内容の確認に集中できます。
- 遅延理由や新納期などの事実情報は担当者が入力する
- 文面のトーンや言い回しは生成AIに任せる
- 送信前の最終確認は必ず人が行う
利用するときの注意点
生成AIは自然な文章を作るのが得意な一方、事実関係を勝手に補って書いてしまうことがあります。特に納期の日付や損害の有無など、相手との認識のずれがトラブルに直結する情報は、下書きの内容を担当者が一つひとつ照合する必要があります。また、謝罪の程度が実際の状況より大げさ、あるいは軽すぎないかも合わせて確認しましょう。
まとめ
お詫びメールのような繊細な文書でも、事実確認と最終判断を人が担い、文章化を生成AIに任せる形にすれば、負担を減らしながら質を保てます。AIに書かせて終わりにせず、送る前に必ず目を通す習慣を大切にしてください。
