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今回のテーマ
打ち合わせの後に議事録をまとめる作業は、地味に時間がかかるものです。話した内容を思い出しながら文章に整えるだけで、30分以上かかることも珍しくありません。今回は、生成AI(自然な文章を作れる人工知能)を使って、議事録の下書き作成を速くする方法について考えます。
具体的な活用方法
たとえば、社内システムの導入に向けた打ち合わせを行ったあと、担当者が手元のメモや発言の要点を箇条書きで生成AIに渡し、「決定事項」「保留事項」「次回までの宿題」に分けて整理するよう指示する方法があります。生成AIは箇条書きから流れのある文章を作るのが得意なため、担当者はゼロから文章を書く手間を省き、全体の構成を整える作業に集中できます。仕上がった下書きに、発言者の氏名や日付など固有の情報を補えば、短時間で共有できる形になります。
利用するときの注意点
生成AIは、メモにない内容を補って書いてしまうことがあります。決定事項や数字については、実際の発言内容と照らし合わせて必ず人が確認してください。また、取引先の名前や金額など、社外に出せない情報を入力する場合は、社内のルールに沿って扱いを確認することも大切です。
まとめ
議事録の下書きを生成AIに任せることで、文章を整える時間を減らし、内容の確認や次の行動に時間を使えるようになります。便利な道具として活用しつつ、最終的な確認は必ず人が行う姿勢を忘れないようにしましょう。
