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今回のテーマ
従業員数が少ない飲食店や美容室、クリニックなどでは、新しく入ったスタッフに仕事の流れを教える時間を十分に確保しにくいことがあります。今回は、生成AI(文章や回答を自動でつくる人工知能サービス)を使って、新人向けの業務マニュアルの下書きを作る方法を紹介します。
具体的な活用方法
例えば、5人規模のカフェで新人アルバイトに開店準備の手順を教える場面を想定します。オーナーが「開店前に行う作業を、着替え、清掃、仕込み、レジ準備の順で箇条書きにしてください」とAIに伝えると、手順の下書きがすぐに出てきます。これをたたき台にして、実際の店舗のルールに合わせて言葉を直したり、写真を添えたりすれば、短時間でわかりやすいマニュアルに仕上げられます。
- 手順を箇条書きにしてもらう
- 専門用語をやさしい言い方に直してもらう
- 新人向けの注意点を追加してもらう
利用するときの注意点
AIが作った手順には、その店舗ならではのルールが反映されていません。必ず経験のあるスタッフが内容を読み、実際の作業と違う点がないか確認してから配布してください。また、取引先名や個人情報などをAIへの指示文に含めないようにすることも大切です。
まとめ
人手の少ない中小企業ほど、マニュアル作りに時間をかけにくいものです。生成AIを下書き作成の相棒として使い、最終確認は必ず人が行う。この役割分担を意識すれば、教育の負担を減らしながら質の高いマニュアルを用意できます。
