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今回のテーマ
生成AI(文章や画像を自動で作るAI)は資料作成の下書きに役立ちますが、内容をそのまま使うのは危険です。今回は、取引先向けの説明資料を例に、AIと人がそれぞれ担うべき役割の違いについて考えます。
具体的な活用方法
営業担当のBさんは、取引先に配るサービス紹介資料の下書きを生成AIに依頼しました。伝えたいポイントや対象業種をAIに伝えると、構成の整ったたたき台が数分で仕上がります。ゼロから文章を考える手間が省け、資料作成にかかる時間を大きく短縮できました。
- サービスの特長や導入効果を説明する文章
- 想定される質問への回答例
ただし、AIが作った文章はあくまで下書きです。Bさんは提出前に、料金や納期などの数値、サービス内容の表現に誤りがないかを必ず自分の目で確認しています。
利用するときの注意点
AIは事実に基づかない内容を、それらしい文章で作ってしまうことがあります(ハルシネーションと呼ばれる現象)。特に金額や日付、契約条件など、間違いが取引先との信頼問題に直結する部分は、必ず人が原本の資料と照らし合わせて確認してください。また、資料に社外秘の情報や個人情報を入力しないことも大切です。
まとめ
生成AIは下書き作成のスピードを上げてくれる心強い道具ですが、最終的な事実確認や公開の判断は人が担うべき仕事です。AIと人がそれぞれの役割を意識して使い分けることで、資料作成の効率と信頼性を両立できます。
