目次
今回のテーマ
採用担当者が候補者へ送る内定通知メールを、生成AI(文章を自動で作成するAIツール)に下書きさせる企業が増えています。丁寧な文面をすぐに用意できる一方、給与や勤務開始日といった条件を誤って記載すると、候補者との信頼関係を損ねかねません。今回は、内定通知メールを例に、AIと人がどのように役割を分担すればよいかを紹介します。
具体的な活用方法
たとえば、採用担当者が「職種」「給与」「勤務開始日」「提出書類の期限」といった項目を箇条書きでAIに渡し、丁寧な文面の内定通知メールの下書きを作成してもらいます。
- 候補者への感謝の言葉や、入社を歓迎する一文をAIに考えてもらう
- 複数の候補者向けに、文面のトーンだけを変えた複数パターンを用意する
こうした定型的な文章作成をAIに任せることで、担当者は条件面の最終確認に時間を使えるようになります。
利用するときの注意点
給与額や雇用形態、勤務開始日、提出書類の期限といった条件は、AIが生成した文面をそのまま信じず、必ず募集要項や選考時の合意内容と照らし合わせて確認してください。誤った条件を記載したまま送信すると、後日の訂正が候補者の不安につながる可能性があります。また、個人情報を含む候補者情報を外部のAIサービスに入力する場合は、社内の情報管理ルールに沿っているかも事前に確認しましょう。
まとめ
内定通知メールのような定型文書は、生成AIに下書きを任せることで作成時間を短縮できます。ただし、給与や日付などの重要な条件は、送信前に必ず人の目で確認する体制を保つことが大切です。AIと人がそれぞれの得意分野を分担することで、正確さとスピードを両立できます。
