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今回のテーマ
海外の取引先へ送る英文メールを、生成AI(文章を自動で作る人工知能)に翻訳・下書きさせ、最終的な確認は人が行うという役割分担を紹介します。AIは速く自然な文を作れますが、内容の正しさに責任を持つのは人です。
具体的な活用方法
たとえば、輸入雑貨を扱う小さな会社が、海外の仕入先へ納期の相談メールを送る場面を考えます。まず日本語で要点を箇条書きにし、「丁寧だが簡潔なビジネス英語にしてください」と指示します。次のように依頼の条件を添えると、意図に近い文面になりやすくなります。
- 相手との関係(初めての取引か、長い付き合いか)
- 伝えたい要点と希望する返信期限
- 文章の長さや丁寧さの程度
できあがった英文を、あらためて日本語に訳し戻させると、意味のずれに気づきやすくなります。
利用するときの注意点
人が確認すべき点は主に三つです。一つ目は、会社名・人名・製品名などの固有名詞のつづりです。二つ目は、数量・金額・日付といった数字で、国によって日付の書き方が違う点にも注意します。三つ目は、契約や支払いに関わる表現で、誤解があると損失につながるため、必要に応じて専門家や英語に詳しい社員に見てもらいましょう。また、社外秘の情報はそのまま入力せず、伏せ字にするなど社内ルールに従ってください。
まとめ
英文メールの翻訳はAIで時間を短縮できますが、固有名詞と数字の確認は人が担うのが基本です。下書きの作成と最終確認を分けることで、スピードと正確さの両方を保てます。まずは社内向けの簡単な連絡文から試してみてはいかがでしょうか。
