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今回のテーマ
会議の議事録づくりは、生成AIを使うと下書きの時間を大きく減らせる作業です。ただし、AIは発言の意図を取り違えることがあります。そこで、AIが整理し、人が内容を確かめるという役割分担を、議事録を例に考えます。
具体的な活用方法
たとえば30分の定例会議のメモを、生成AIに貼り付けて次のように依頼します。
- 決定事項、未決事項、担当者と期限を分けて整理する
- 推測で補った部分には「要確認」と付ける
こう指示すると、人が確認すべき箇所が見つけやすくなります。作成後は、会議に出た本人が決定事項と担当者の名前を元のメモと照らし合わせます。
利用するときの注意点
生成AIは、もっともらしい誤り(ハルシネーションと呼ばれる現象)を含めることがあります。特に数字、期限、人名は取り違えやすい項目です。また、社外秘の内容や個人情報をそのまま入力すると情報漏えいのおそれがあるため、社内の利用ルールを確認し、必要に応じて固有名詞を伏せてから入力してください。
まとめ
AIは議事録の下書きを速く作る助手であり、内容の正しさに責任を持つのは人です。整理はAIに任せ、決定事項・担当者・期限の最終確認は必ず人が行う流れにすると、無理なく時間を短縮できます。まずは小さな会議から試してみてはいかがでしょうか。
