目次
今回のテーマ
製造業や設計部門では、図面や仕様書の要点を素早くまとめるために生成AI(文章や画像を自動で作り出す人工知能)を使う場面が増えています。しかし、社外秘の設計データや取引先の仕様情報を、そのまま無料の外部AIツールに入力してしまうと、意図せず情報が外部に残ってしまう恐れがあります。便利さの裏にあるリスクを理解したうえで活用することが大切です。
具体的な活用方法
たとえば設計部門で、取引先へ送る仕様説明書の下書きを作る場合、まず図面そのものではなく、担当者が要点を箇条書きにしたメモをAIに渡すようにします。品番や社名などの固有情報は仮の記号に置き換えてから入力し、AIが作った下書き文章に、後から正しい情報を人が書き戻す流れにすると、機密情報を直接AIに渡さずに作業を効率化できます。
利用するときの注意点
会社が契約している法人向けのAIサービスと、個人が使う無料版のAIツールでは、入力した内容の扱いが異なる場合があります。利用規約を確認し、入力データが学習に使われない設定になっているかを確かめましょう。また、社外秘資料をAIに入力してよいかどうかを個人の判断に任せず、部署内でルールを決めておくことも欠かせません。
まとめ
生成AIは設計や仕様に関する文書作成を助ける便利な道具ですが、社外秘情報を扱う場面では入力前の一手間が欠かせません。固有情報を伏せて渡す、社内ルールに沿って使うといった工夫を重ねることで、AIの手軽さと情報管理の両立を目指しましょう。
