目次
今回のテーマ
お客様からの問い合わせメールへの返信は、丁寧な言葉づかいを保ちながら手早く仕上げる必要があり、担当者の負担になりがちです。今回は、生成AI(文章や画像などを新しく作り出す人工知能)を使って、返信メールの下書きを素早く作る方法を紹介します。
具体的な活用方法
例えば「配送の遅延について問い合わせが来た。お詫びと状況説明、代替案を含めた返信文を作成して」と具体的に伝えると、生成AIはすぐに丁寧な文面の下書きを作成してくれます。担当者はその下書きを読み、事実関係の確認や表現の調整だけを行えばよいため、ゼロから文章を考える時間を大幅に減らせます。
- よくある問い合わせのパターンごとに指示文を用意しておく
- 宛名や案件名など変わる部分だけを差し替える
このような工夫を重ねると、さらに時短につながります。
利用するときの注意点
生成AIが作った文章には、事実と異なる内容や、社内ルールに合わない表現が混ざることがあります。返信を送る前には必ず担当者が内容を確認し、金額や納期などの数字部分は特に注意して見直してください。個人情報を含む問い合わせ内容をそのまま入力しないなど、情報の取り扱いにも配慮が必要です。
まとめ
生成AIに返信メールの下書きを任せることで、文章を一から考える時間を減らし、確認や調整に集中できます。まずは定型的な問い合わせから試し、自社に合った使い方を少しずつ広げていくとよいでしょう。
