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今回のテーマ
日々の業務では、取引先やお客様への返信メールを考える時間が積み重なり、大きな負担になることがあります。今回は、生成AI(文章や会話を自動で作る人工知能)を使って、文章作成にかかる時間を短くする方法を紹介します。
具体的な活用方法
例えば、取引先からの問い合わせメールに返信する場面を考えてみましょう。受信したメールの本文をそのまま生成AIに渡し、「丁寧な言葉遣いで、納期についての回答を含めた返信文を作成してください」と依頼すると、下書きがすぐに出来上がります。あとは、金額や日付などの具体的な数字が正しいかを確認し、必要な部分だけ手直しすれば返信が完了します。会議の議事録や社内向けの連絡文でも、同じように骨組みを先に作らせてから整えると、白紙から書き始めるよりも短い時間で仕上げられます。
利用するときの注意点
- 生成された文章の内容が事実と合っているか、送信前に必ず自分の目で確認する。
- 顧客の個人情報や社外秘の内容は入力しない。
- 相手や場面に合わせて、言葉遣いや敬語の強さを調整する。
まとめ
生成AIにメールの返信文や議事録の下書きを任せることで、文章作成にかかる時間を減らせます。ただし、最終的な内容の確認と情報の取り扱いには注意が必要です。まずは日常のメール返信など、身近な作業から試してみてはいかがでしょうか。
